Một bảng tính gồm có một bảng các ô được sắp xếp thành các hàng và cột và được gọi bằng những trục X và Y. Trục X, các cột, thường được thể hiện bằng chữ "A", "B", "C", vv, trong khi hàng thường được thể hiện bằng con số, 1, 2, 3, vv. Một ô có thể được gọi bằng cách ghép hàng và cột của nó,chẳng hạn "C10". Hệ thống tham chiếu ô này đã được giới thiệu trong VisiCalc, và được biết đến như "A1 notation". Ngoài ra, bảng tính có khái niệm về một phạm vi, một nhóm các ô, thường tiếp giáp. Ví dụ, người ta có thể tham khảo mười ô đầu tiên trong cột đầu tiên bằng "A1: A10".

Trong các ứng dụng bảng tính hiện đại, một số bảng tính, thường được gọi là các worksheets hoặc tắt là sheets, được tập hợp lại với nhau để tạo thành một workbook. Một workbook biểu thị là 1 file, có chứa tất cả các dữ liệu của book, sheets và các ô trong sheets. Worksheets thường được đại diện bởi các thẻ  chuyển giữa các trang, mỗi một tab là một trong các sheets, mặc dù Numbers biến đổi mô hình này đáng kể. Các ô trong một multi-sheet book bỏ sung thêm tên sheet vào các tham chiếu của chúng, ví dụ, "Sheet 1!C10". Một số hệ thống mở rộng cú pháp này để cho phép tham chiếu ô cho workbooks khác nhau.

Người dùng tương tác với sheets chủ yếu thông qua các ô. Một ô có thể chứa dữ liệu bằng cách chỉ cần nhập nó vào, hoặc một công thức, mà thường được tạo ra bằng cách đặt trước văn bản với một dấu bằng. Dữ liệu có thể bao gồm các chuỗi văn bản hello world, số 5 hoặc ngày tháng 16-Dec-91. Một công thức sẽ bắt đầu với dấu bằng, =5*3, nhưng điều này thường sẽ là vô hình vì màn hình hiển thị các kết quả của phép tính, 15 trong trường hợp này, không phải là công thức riêng của nó. Điều này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn trong một số trường hợp..

The key feature of spreadsheets is the ability for a formula to refer to the contents of other cells, which may in turn be the result of a formula. Để thực hiện một công thức như vậy, chỉ đơn giản là một thay thế cho một số với một ô tham chiếu. Ví dụ, công thức =5*C10 sẽ tạo ra kết quả của phép nhân các giá trị trong ô C10 với số 5. Nếu C10 có giá trị 3 kết quả sẽ là 15. Nhưng C10 cũng có thể có công thức riêng của nó tham chiếu đến các ô khác, và cũng như vậy.

Khả năng nối chuỗi các công thức lại với nhau là sức mạnh của các bảng tính. Nhiều vấn đề có thể được chia thành một loạt các bước toán riêng, và chúng có thể được giao cho các công thức riêng trong các ô. Một số các công thức cũng có thể áp dụng cho phạm vi, ví như các công thức SUM fcho biết thêm rằng tất cả các số trong dãy.

Bảng tính chia sẻ nhiều nguyên tắc và đặc điểm của cơ sở dữ liệu, nhưng bảng tính và cơ sở dữ liệu không giống nhau. Một bảng tính cơ bản là chỉ là một bảng, trong khi một cơ sở dữ liệu là một tập hợp của nhiều bảng với các quan hệ về ngữ nghĩa máy tính đọc được giữa chúng. Trong khi sự thật là một workbook tcó chứa ba sheets thực sự là một tập tin có chứa nhiều bảng có thể tương tác với nhau, nó thiếu các cấu trúc quan hệ của một cơ sở dữ liệu. Bảng tính và cơ sở dữ liệu được tương thích—sheets có thể được nhập  vào cơ sở dữ liệu để trở thành các bảng bên trong chúng, và truy vấn cơ sở dữ liệu có thể được xuất sang bảng tính để phân tích thêm

Một chương trình bảng tính là một trong những thành phần chính của một bộ ứng dụng văn phòng cùng với một trình soạn thảo văn bản, một ứng dụng trình chiếu,và một ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu. Chương trình trong một bộ dùng các lệnh tương tự cho các chức năng tương tự. Thường chia sẻ dữ liệu giữa các thành phần dễ dàng hơn với một bộ sưu tập không tích hợp các chương trình chức năng tương đương. Điều này đặc biệt có lợi thế tại một thời điểm khi nhiều hệ thống máy tính cá nhân sử dụng chế độ hiển thị  văn bản và các lệnh, thay vì một giao diện người dùng đồ họa.